Dans le cadre de l’activité de votre entreprise, vous émettez beaucoup de documents et en recevez tout autant. Avec la digitalisation de nombreuses fonctions et tâches, l’archivage physique s’est considérablement réduit. Cependant, des durées légales de conservation des documents sont toujours en vigueur. Quelles sont ces durées par type de documents? Article écrit par Annonces-legales.fr, partenaire de Challenges.

De 3 à 30 ans pour les documents civils, fiscaux, commerciaux et comptables

Sachez que si vous exportez des biens ou marchandises, les déclarations en douane doivent être conservées pendant 3 ans. Pour les contrats signés dans le cadre de relations commerciales, la durée légale est fixée à 5 ans. Il en est de même pour les documents bancaires et ceux établis pour le transport de marchandises.

Les autres documents commerciaux doivent être accessibles pendant 10 ans. Cela comprend les factures clients ou fournisseurs, les contrats établis par voie électronique, les bons de commandes et de livraison

La même durée de 10 ans s’applique aux documents comptables, c’est-à-dire les livres et les registres comptables, ainsi que les pièces justificatives.

Un archivage de 30 ans est obligatoire pour les contrats d’achat ou de vente de biens immobiliers ou fonciers.

En matière fiscale, vous devez conserver les pièces justificatives de vos déclarations d’impôt pendant au moins 6 ans. Cela concerne les entrepreneurs individuels soumis à l’impôt sur le revenu et ceux exerçant dans le cadre juridique d’une société qui ont par défaut le régime de l’impôt sur les sociétés. Les autres fiscalités imposent aussi une conservation durant 6 ans des documents justificatifs: celles des bénéfices industriels et commerciaux (BIC), des bénéfices non commerciaux (BNC), des impôts directs locaux, de la cotisation foncière des entreprises (CFE), de la valeur ajoutée des entreprises (CVAE), la taxe sur la valeur ajoutée (TVA)…

De 3 à 10 ans pour les documents liés à la vie d’une société

Trois ans de conservation minimum sont obligatoires pour les documents liés à la tenue des assemblées générales au sens large: convocations, feuilles de présence, pouvoirs, rapports du gérant (sarl), du président (SAS) ou du conseil d’administration (SA).

Suite à la radiation d’une société du registre du commerce et des sociétés (RCS), ses statuts juridiques doivent être conservés durant 5 ans.

La durée la plus longue de 10 ans est fixée pour les documents utilisés pour les comptes annuels : bilans, comptes de résultats…

Adaptation des règles à la digitalisation des entreprises

Avec la numérisation croissante de plus en plus d’opérations de gestion, de relations commerciales, et d’actes juridiques des entreprises, l’administration a défini des règles qui s’adaptent à ce nouveau contexte. Ainsi, par exemple, une facture transmise par voie électronique est valable comme justificatif. Vous n’êtes pas obligé de la conserver au format papier. Il en est de même pour les actes juridiques validés par une signature électronique. L’ensemble des formalités juridiques (annonces légales, dépôts de brevets ou marques…) est concerné par ces nouvelles pratiques.

Source – Challenges